Primeros Pasos

Guía Rápida de Inicio

Esta guía te ayudará a dar tus primeros pasos en UrbiPass, ya seas administrador o residente.

Para Administradores Nuevos

1. Crea tu Cuenta

El primer paso es crear tu cuenta como administrador:

1. Ve a la página de registro
2. Completa la información de tu residencial
3. Crea tu cuenta de administrador
4. Confirma tu email

Tiempo estimado: 5-10 minutos

2. Configura tu Residencial

Una vez dentro del dashboard:

Información Básica

• Sube el logo de tu residencial
• Completa los datos de contacto
• Configura las preferencias generales

Agrega Unidades

• Crea las unidades (casas, apartamentos)
• Define números o códigos de unidad
• Especifica tipo y características

Consejo: Puedes agregar unidades de forma masiva después.

3. Invita a los Residentes

Para que los residentes puedan usar el sistema:

1. Ve a “Residentes” en el menú
2. Haz clic en “Invitar Residente”
3. Completa los datos:
   • Nombre completo
   • Email
   • Rol (normalmente “Resident”)
4. Envía la invitación

El residente recibirá un email con un enlace para crear su cuenta.

4. Asigna Residentes a Unidades

Después de que los residentes acepten sus invitaciones:

1. Ve a “Unidades”
2. Selecciona una unidad
3. Ve a “Miembros”
4. Agrega residentes como:
   • Propietario
   • Inquilino
   • Familiar
   • Autorizado

5. Configura Conceptos de Pago

Para empezar a cobrar cuotas:

1. Ve a “Pagos” > “Conceptos”
2. Crea conceptos como:
   • Cuota de mantenimiento
   • Cuota de seguridad
   • Fondo de reserva
3. Define:
   • Monto base
   • Si es recurrente (mensual)
   • Día de generación del cargo
   • Recargos por mora (opcional)

Los cargos se generarán automáticamente cada mes.

6. ¡Listo para Operar!

Ahora puedes:

• • Crear invitaciones QR para visitantes
• • Ver el registro de accesos
• • Gestionar pagos
• • Administrar tu residencial

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Para Residentes Nuevos

1. Acepta tu Invitación

El administrador te enviará una invitación por email:

1. Revisa tu email (y carpeta de spam)
2. Haz clic en el enlace de invitación
3. Verifica que los datos sean correctos
4. Crea tu contraseña
5. Acepta la invitación

Tu cuenta se activará inmediatamente.

Más información: Unirse por Invitación

2. Descarga la App Móvil (Próximamente)

Para mayor comodidad:

1. Busca “UrbiPass” en tu tienda de apps
2. Descarga e instala
3. Inicia sesión con tu email y contraseña

3. Completa tu Perfil

Personaliza tu cuenta:

1. Ve a “Perfil” en el menú
2. Agrega tu foto
3. Verifica tu información de contacto
4. Configura preferencias de notificaciones

4. Explora tus Unidades

Revisa qué unidades tienes asignadas:

1. Ve a “Mi Unidad” o “Mis Unidades”
2. Verás:
   • Número de unidad
   • Tu rol (propietario, inquilino, etc.)
   • Balance pendiente de pagos
   • Otros miembros asignados

5. Crea tu Primera Invitación

Para invitar a alguien a tu hogar:

1. Ve a “Invitaciones” o “Nueva Invitación”
2. Selecciona tu unidad
3. Ingresa datos del visitante:
   • Nombre
   • Teléfono (opcional)
   • Tipo de invitación (única, recurrente, etc.)
4. Define fecha y hora
5. Genera el QR

El visitante mostrará el QR al guardia para ingresar.

6. Revisa tu Estado de Cuenta

Para ver tus pagos:

1. Ve a “Pagos” o “Mi Estado de Cuenta”
2. Verás:
   • Cargos pendientes
   • Pagos realizados
   • Balance actual
3. Puedes reportar un pago subiendo tu comprobante

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Conceptos Importantes

Unidad

Una casa, apartamento o local dentro del residencial. Cada unidad puede tener múltiples miembros.

Miembro

Una persona asignada a una unidad. Puede ser:

• Propietario: Dueño de la unidad
• Inquilino: Arrendatario
• Familiar: Familia del propietario/inquilino
• Autorizado: Persona con acceso autorizado

Invitación QR

Un código QR único que permite el acceso de un visitante. Puede ser:

• Única: Un solo acceso
• Recurrente: Múltiples accesos en un período
• Evento: Para un evento específico
• Permanente: Sin fecha de expiración

Concepto de Pago

Un tipo de cobro (ej: mantenimiento, seguridad). Define qué se cobra.

Cargo

Una deuda específica de una unidad (ej: “Mantenimiento de enero por $500”).

Pago

El dinero que un residente reporta haber pagado. Debe ser verificado por el administrador.

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Flujos Básicos

Flujo: Invitar a un Visitante

1. Residente crea invitación QR
2. Selecciona tipo y fecha/hora
3. Sistema genera QR único
4. Residente comparte QR con visitante
5. Visitante muestra QR al guardia
6. Guardia escanea y autoriza acceso
7. Se registra en el log de accesos

Flujo: Pagar una Cuota

1. Admin crea concepto de pago recurrente
2. Sistema genera cargo mensual automáticamente
3. Residente ve cargo pendiente en su cuenta
4. Residente hace transferencia bancaria
5. Residente sube comprobante en la app
6. Admin recibe notificación
7. Admin verifica el pago
8. Admin aprueba o rechaza
9. Sistema actualiza el balance

Flujo: Agregar un Nuevo Residente

1. Admin va a "Invitar Residente"
2. Admin ingresa datos del residente
3. Admin selecciona el rol
4. Sistema envía email de invitación
5. Residente recibe email
6. Residente acepta invitación
7. Residente crea contraseña
8. Cuenta se activa automáticamente
9. Admin asigna residente a unidad(es)
10. Residente puede empezar a usar el sistema

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Consejos y Mejores Prácticas

Para Administradores

• Invita a todos los residentes desde el inicio - Así todos pueden usar el sistema
• Configura conceptos recurrentes - Los cargos se generarán automáticamente
• Revisa el dashboard diariamente - Mantente al tanto de la operación
• Verifica pagos prontamente - Los residentes agradecerán la rapidez
• Usa invitaciones recurrentes - Para empleados domésticos regulares

Para Residentes

• Descarga la app móvil - Es más conveniente que la web
• Crea invitaciones con anticipación - No esperes a último momento
• Reporta tus pagos inmediatamente - Facilita la verificación
• Mantén tu perfil actualizado - Especialmente teléfono y email
• Revisa tus notificaciones - Mantente informado

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Recursos Adicionales

Documentación por Tema

• Autenticación

  • Crear Cuenta
  • Iniciar Sesión
  • Recuperar Contraseña

• Ayuda

  • Problemas Comunes
  • Preguntas sobre Cuentas

Soporte

Si necesitas ayuda adicional:

• Revisa las Preguntas Frecuentes
• Contacta al equipo de soporte
• Consulta con el administrador de tu residencial

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Checklist de Inicio

Para Administradores

• Cuenta creada y email confirmado
• Logo del residencial agregado
• Todas las unidades creadas
• Residentes invitados
• Conceptos de pago configurados
• Primera invitación QR generada

Para Residentes

• Invitación aceptada
• Perfil completado
• App móvil descargada (próximamente)
• Unidades revisadas
• Primera invitación QR creada
• Estado de cuenta revisado

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¿Listo para comenzar? Crea tu cuenta o acepta tu invitación.